Özet: CRM'e eklediğin müşteri bilgilerinin sahibi ve sorumlusu sensin. İlancik bu bilgileri yalnızca senin adına, hizmeti sunmak için işler; satmaz, başkalarıyla paylaşmaz. Gizli belgeler şifreli ve herkese kapalı bir depoda (AB) saklanır. Ayrıldığında verilerini 45 gün içinde dışa aktarabilirsin.
Sürüm kodu: dpa_v2. Bu sözleşme, İlancik CRM Hizmet Sözleşmesi'nin ayrılmaz parçasıdır.
1. Taraflar ve roller
- Veri sorumlusu (kontrolör) — "Müşteri": İlancik CRM'i kullanan emlak ofisi veya bağımsız emlak danışmanı. Hangi kişinin verisinin, hangi amaçla işleneceğine Müşteri karar verir.
- Veri işleyen (işlemci) — "İlancik": APPLINEUM LTD (İngiltere ve Galler, şirket no. 17275572, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ). Hizmetin destek ve operasyon kısmı, APPLINEUM LTD'nin talimatıyla ve aynı yükümlülüklerle ortak işletmeci TRENDWAY TRADING LTD (Armutlu Sokak, Çarşı Selvi Plaza D Blok No 5, Ozanköy, Girne, KKTC) tarafından yürütülür.
Bu sözleşme; KKTC 89/2007 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Yasası (m.12) ve uygulandığı ölçüde Birleşik Krallık GDPR ve AB GDPR m.28 uyarınca düzenlenmiştir. Sözleşme, çalışma alanı sahibinin CRM'e ilk girişte elektronik onayıyla yürürlüğe girer ve §11'deki süreç tamamlanana kadar devam eder.
2. İşlemenin niteliği
| Unsur | Açıklama |
|---|---|
| Konu ve amaç | Müşteri ilişkileri, satış ve kiralama süreçleri, kira ve rezervasyon kayıtları, belge yönetimi, portallar, raporlama |
| İşleme türleri | Kaydetme, saklama, düzenleme, görüntüleme, Müşteri talimatıyla iletme (e-posta, portal), yedekleme, silme |
| İlgili kişiler | Alıcılar, satıcılar, kiracılar, ev sahipleri, misafirler ve refakatçileri, kefiller, Müşteri çalışanları, hizmet sağlayıcılar (ör. temizlikçi) |
| Veri kategorileri | Kimlik (ad, uyruk, kimlik/pasaport no — şifreli), iletişim, işlem (kriter, teklif, sözleşme, ödeme), belge (kimlik/pasaport kopyası, sözleşme, tapu, makbuz), finansal (IBAN — şifreli), etkileşim (not, görev, mesaj kaydı, ilan görüntüleme sinyalleri) |
| Özel nitelikli veri | Hizmet bu veriler için tasarlanmamıştır; Müşteri not alanlarına sağlık, din, siyasi görüş veya ceza bilgisi girmemeyi kabul eder |
| Süre | Sözleşme süresi ve §11'deki silme süreci |
3. Müşterinin yükümlülükleri
- Girdiği her veri için geçerli bir hukuki dayanağa sahip olmak (sözleşme, talep, yasal yükümlülük, meşru menfaat veya onay).
- İlgili kişileri bilgilendirmek (aydınlatma yükümlülüğü) ve haklarını kullanmalarına yanıt vermek.
- Pazarlama mesajları için kişiden yazılı onay almak ve onayın kanıtını CRM'deki "Pazarlama izni" alanına kaydetmek.
- Ekip üyelerinin rollerini doğru tanımlamak ve ayrılanların erişimini kaldırmak.
- 54/2025 sayılı Tatil Evleri Yasası'ndaki misafir kaydı ve Turizm Planlama Dairesi bildirimi gibi kendi yasal yükümlülüklerini yerine getirmek; CRM bunlar için yardımcı araç sunar, yükümlülüğü devralmaz.
- Kendi tarafındaki yasal bildirimleri (gerekiyorsa veri koruma otoritesine kayıt) yapmak.
4. İlancik'in yükümlülükleri
- Kişisel verileri yalnızca Müşteri'nin belgelenmiş talimatıyla işlemek. Bu sözleşme, Müşteri'nin CRM'de yaptığı işlemler ve ayarları talimat sayılır. Bir talimatın yasaya aykırı olduğunu düşünürsek Müşteri'yi bilgilendiririz.
- Verileri kendi amaçlarımız için kullanmamak, satmamak, başka müşterilerle paylaşmamak, reklam için kullanmamak.
- Verilere erişen personelin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlamak.
- §6'daki güvenlik önlemlerini almak ve güncel tutmak.
- İlgili kişi başvurularında Müşteri'ye araç sunmak (dışa aktarma, düzeltme, kalıcı silme / anonimleştirme) ve İlancik'e doğrudan gelen başvuruları 5 iş günü içinde Müşteri'ye iletmek.
- Müşteri'nin bu sözleşmeye uyumunu göstermesi için makul bilgi ve belgeyi sağlamak; makul bildirim ve gizlilik koşuluyla denetimlere yılda en fazla bir kez katkıda bulunmak.
- Bir veri ihlalini öğrendiğinde Müşteri'yi gecikmeksizin ve en geç 24 saat içinde bilgilendirmek (§8).
5. Destek erişimi
- İlancik yöneticileri CRM kişi verilerini varsayılan olarak maskeli görür (ör. "Ahmet Y.", "+90 533 * 12").
- Maskesiz erişim yalnızca Müşteri'nin destek talebi, yasal zorunluluk veya güvenlik olayında, gerekçe kaydıyla yapılır ve Müşteri'nin CRM denetim ekranında görünür.
- İlancik yöneticileri Müşteri'nin gizli belgelerini indiremez; yalnızca belge türünü, boyutunu ve tarihini görür.
6. Güvenlik önlemleri
- Tüm bağlantılarda TLS şifreleme.
- Kimlik/pasaport numarası, IBAN ve giriş bilgileri gibi hassas alanlarda AES-256-GCM şifreleme; IP adresleri yalnızca anahtarlı özet (HMAC) olarak saklanır.
- Gizli belgeler herkese kapalı, Avrupa Birliği'nde bulunan ayrı bir depoda (Cloudflare R2); yalnızca 5 dakika geçerli kişiye özel bağlantı; her indirme denetim kaydına yazılır.
- Rol tabanlı erişim (sahip, yönetici, danışman, asistan) ve çalışma alanları arasında mantıksal ayrım.
- Portal bağlantılarında tahmin edilemez, süreli ve iptal edilebilir anahtarlar; portal sayfalarında çerez ve izleyici yok.
- Denetim kaydı (2 yıl), otomatik saklama süresi uygulaması ve Birleşik Krallık'ta tutulan şifreli yedekler.
7. Alt işleyenler
Müşteri, aşağıdaki alt işleyenlere genel izin verir. İlancik, alt işleyenlerle bu sözleşmedekilerle eşdeğer koruma sağlayan yazılı sözleşmeler yapar ve onların eylemlerinden Müşteri'ye karşı sorumlu kalır.
| Alt işleyen | Hizmet | Veri konumu |
|---|---|---|
| TRENDWAY TRADING LTD (ortak işletmeci) | Destek, KKTC operasyonu, olay yönetimi | KKTC |
| Barındırma (sunucu) sağlayıcısı | Uygulama ve veritabanı sunucusu | Türkiye |
| Yedekleme altyapısı | Şifreli veritabanı yedekleri | Birleşik Krallık |
| İlancik'in kendi e-posta sunucusu | İşlem e-postaları (bildirim, portal bağlantısı, rapor) | Türkiye |
| Cloudflare, Inc. | Gizli belge deposu (R2), CDN, güvenlik | Gizli belgeler AB; ağ küresel |
| Cloudinary Ltd. | Yalnızca ilan fotoğrafları (gizli belge değil) | Küresel CDN |
| OpenRouter, Inc. ve seçilen model sağlayıcısı | AI asistanı — yalnızca Müşteri açarsa; telefon, e-posta, soyad gönderilmez | ABD |
| Stripe Payments Europe Ltd. / Stripe, Inc. | Abonelik ödemesi (yalnızca Müşteri'nin fatura bilgileri) | AB / ABD |
Yeni bir alt işleyen eklemeden veya mevcut olanı değiştirmeden 30 gün önce Müşteri'ye e-posta ve CRM içi bildirim yaparız. Müşteri makul gerekçeyle itiraz ederse, ilgili özelliği kullanmama veya sözleşmeyi ücret iadesiyle (kalan dönem orantılı) feshetme hakkına sahiptir.
8. Veri ihlali
- İlancik, Müşteri verilerini etkileyen bir ihlali öğrendiğinde Müşteri'yi gecikmeksizin, en geç 24 saat içinde e-posta ve CRM içi bildirimle haberdar eder.
- Bildirim; ihlalin niteliğini, etkilenen veri kategorilerini ve yaklaşık kişi sayısını, olası sonuçlarını, alınan ve önerilen önlemleri ve irtibat kişisini içerir. Tüm bilgiler henüz bilinmiyorsa aşamalı olarak iletilir.
- İhlal yönetimini TRENDWAY TRADING LTD koordine eder. İlancik, Müşteri'nin otoriteye ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğünü yerine getirmesine yardımcı olur.
9. Yurt dışına aktarım
Bazı alt işleyenler KKTC, Birleşik Krallık veya AB dışındadır. İlancik bu aktarımları yalnızca hizmeti sunmak için gereken ölçüde yapar ve uygulanacak mevzuattaki güvencelere dayandırır: yeterlilik kararları, standart sözleşme hükümleri ile Birleşik Krallık IDTA veya Eki (Addendum) ve gerektiğinde aktarım risk değerlendirmesi. Gizli belgeler yalnızca AB'de saklanır.
10. Platform formları ve lead havuzu
- İlan sayfasındaki formlar ("İlan sahibine soru sor", "Talep oluştur", rezervasyon talebi, "dönüş yapsın mı?" kartı) için İlancik toplama anında veri sorumlusudur ve gerekli onayı alır.
- Veri, ilgili kişinin onayıyla Müşteri'ye iletildiği anda (form iletimi veya "Lead'i al") Müşteri'nin veri sorumlusu olduğu bir CRM kaydına dönüşür.
- Müşteri, bu yolla aldığı kişiyle yalnızca talebin konusuyla ilgili iletişim kurmayı, onaysız pazarlama listesine eklememeyi ve onay geri çekme bildirimine uymayı kabul eder.
11. Saklama, iade ve silme
| Veri | Süre |
|---|---|
| Kira sözleşmesine bağlı kiracı kimlik görüntüsü | Sözleşmenin bitiş tarihine kadar; ardından otomatik silinir |
| Misafir kimliği ve misafir kayıt formu | Çıkıştan itibaren 2 yıl |
| Sözleşmeler, makbuzlar ve finansal kayıtlar | Bitişten itibaren 10 yıl |
| Denetim kayıtları | 2 yıl |
| Etkileşim sinyalleri | 12 ay |
| AI portföy raporları | 90 gün |
| Platform form kayıtları (İlancik tarafı) | İlk temastan itibaren 24 ay |
- Müşteri, kişi kartındaki "Kalıcı sil" işlemiyle kişiyi istediği an silebilir; yasal saklama engeli varsa (ör. aktif sözleşme tarafı, açık defter kaydı) kişi anonimleştirilir ve ilgili kayıt yasal süre boyunca tutulur.
- Çalışma alanı kapanışında Müşteri 45 gün boyunca tüm verilerini (CSV/JSON + belgeler) dışa aktarabilir. Süre sonunda veriler kalıcı olarak silinir; yasal saklama yükümlülüğü olan kayıtlar yalnızca ilgili süre boyunca erişime kapalı tutulur.
- Yedeklerdeki kopyalar yedek döngüsü sonunda kendiliğinden silinir.
12. Sorumluluk ve uygulanacak hukuk
- Tarafların sorumluluğu İlancik CRM Hizmet Sözleşmesi §12'deki sınırlara tabidir; ancak bu sözleşmedeki veri koruma yükümlülüklerinin kasıt veya ağır ihmalle ihlali halinde sınırlama uygulanmaz.
- Bu sözleşmeye KKTC hukuku uygulanır; uyuşmazlıklarda Girne Kaza Mahkemesi yetkilidir. İlgili kişilerin uygulanacak veri koruma mevzuatından doğan hakları saklıdır.
- Bu sözleşme ile Hizmet Sözleşmesi arasında kişisel verilere ilişkin bir çelişki olursa bu sözleşme uygulanır.
İletişim ve ihlal bildirimi: [email protected]