Podsumowanie: Dane klientów, które wprowadzasz do CRM, należą do Ciebie i to Ty za nie odpowiadasz. İlancik przetwarza je wyłącznie w Twoim imieniu i tylko w celu świadczenia usługi; nie sprzedaje ich ani nikomu nie udostępnia. Poufne dokumenty są przechowywane w postaci zaszyfrowanej w niepublicznym magazynie (UE). Gdy odchodzisz, możesz wyeksportować dane w ciągu 45 dni.
Kod wersji: dpa_v2. Niniejsza umowa stanowi integralną część Umowy o świadczenie usług İlancik CRM.
1. Strony i role
- Administrator — „Klient”: biuro nieruchomości lub niezależny agent korzystający z İlancik CRM. Klient decyduje, czyje dane i w jakim celu są przetwarzane.
- Podmiot przetwarzający — „İlancik”: APPLINEUM LTD (Anglia i Walia, nr spółki 17275572, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ). Wsparcie i część operacyjną usługi na polecenie APPLINEUM LTD i z tymi samymi obowiązkami realizuje współoperator TRENDWAY TRADING LTD (Armutlu Sokak, Çarşı Selvi Plaza D Blok No 5, Ozanköy, Kyrenia, TRCP).
Umowa została zawarta na podstawie ustawy TRCP nr 89/2007 o ochronie danych osobowych (art. 12) oraz, w zakresie mającym zastosowanie, UK GDPR i art. 28 RODO. Wchodzi w życie z chwilą elektronicznej akceptacji przez właściciela obszaru roboczego przy pierwszym wejściu do CRM i obowiązuje do zakończenia procedury z §11.
2. Charakter przetwarzania
| Element | Opis |
|---|---|
| Przedmiot i cel | Relacje z klientami, procesy sprzedaży i najmu, rekordy najmu i rezerwacji, zarządzanie dokumentami, portale, raportowanie |
| Operacje | Zapisywanie, przechowywanie, edycja, wyświetlanie, przekazywanie na polecenie Klienta (e-mail, portal), kopie zapasowe, usuwanie |
| Osoby, których dane dotyczą | Kupujący, sprzedający, najemcy, wynajmujący, goście i osoby towarzyszące, poręczyciele, pracownicy Klienta, usługodawcy (np. osoby sprzątające) |
| Kategorie danych | Identyfikacyjne (imię, obywatelstwo, nr dowodu/paszportu — zaszyfrowane), kontaktowe, transakcyjne (kryteria, oferty, umowy, płatności), dokumenty (kopie dowodów, umowy, akty własności, pokwitowania), finansowe (IBAN — zaszyfrowane), interakcje (notatki, zadania, dziennik wiadomości, sygnały wyświetleń) |
| Szczególne kategorie | Usługa nie jest do nich przeznaczona; Klient zobowiązuje się nie wpisywać w notatkach danych o zdrowiu, religii, poglądach politycznych ani karalności |
| Okres | Okres obowiązywania umowy i procedura usuwania z §11 |
3. Obowiązki Klienta
- Posiadać ważną podstawę prawną dla wszystkich wprowadzanych danych (umowa, zapytanie, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes lub zgoda).
- Informować osoby, których dane dotyczą, i odpowiadać na ich wnioski o realizację praw.
- Uzyskiwać pisemną zgodę na wiadomości marketingowe i odnotowywać dowód w polu CRM „Zgoda marketingowa”.
- Prawidłowo przydzielać role członkom zespołu i odbierać dostęp osobom odchodzącym.
- Wypełniać własne obowiązki prawne, np. rejestrację gości i zgłoszenie do Departamentu Planowania Turystyki zgodnie z ustawą o domach wakacyjnych nr 54/2025; CRM udostępnia narzędzia pomocnicze, ale nie przejmuje obowiązku.
- Dokonywać wymaganych po swojej stronie zgłoszeń (np. rejestracji w organie ochrony danych, jeśli jest wymagana).
4. Obowiązki İlancik
- Przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta. Poleceniem jest niniejsza umowa oraz działania i ustawienia Klienta w CRM. Jeśli uznamy polecenie za niezgodne z prawem, poinformujemy Klienta.
- Nie wykorzystywać danych do własnych celów, nie sprzedawać ich, nie udostępniać innym klientom i nie używać do reklamy.
- Zapewnić, że osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do zachowania poufności.
- Wdrażać i aktualizować środki bezpieczeństwa z §6.
- Udostępniać Klientowi narzędzia do obsługi wniosków osób (eksport, sprostowanie, trwałe usunięcie / anonimizacja) i przekazywać wnioski otrzymane bezpośrednio przez İlancik Klientowi w ciągu 5 dni roboczych.
- Zapewniać rozsądne informacje i dokumenty potwierdzające przestrzeganie umowy oraz, po rozsądnym powiadomieniu i z zachowaniem poufności, wspierać audyty nie częściej niż raz w roku.
- Informować Klienta o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia (§8).
5. Dostęp wsparcia
- Administratorzy İlancik domyślnie widzą dane kontaktowe CRM w postaci zamaskowanej (np. „Ahmet Y.”, „+90 533 * 12”).
- Dostęp bez maskowania jest możliwy tylko na zgłoszenie Klienta do wsparcia, z mocy prawa lub w razie incydentu bezpieczeństwa, z zapisanym powodem, i jest widoczny w dzienniku audytu CRM Klienta.
- Administratorzy İlancik nie mogą pobierać poufnych dokumentów Klienta; widzą jedynie typ, rozmiar i datę dokumentu.
6. Środki bezpieczeństwa
- Szyfrowanie TLS wszystkich połączeń.
- Szyfrowanie AES-256-GCM wrażliwych pól, takich jak numery dowodów/paszportów, IBAN i dane logowania; adresy IP przechowywane wyłącznie jako zaszyfrowany skrót (HMAC).
- Poufne dokumenty w osobnym, niepublicznym magazynie w Unii Europejskiej (Cloudflare R2); wyłącznie osobiste linki ważne 5 minut; każde pobranie jest zapisywane w dzienniku audytu.
- Dostęp oparty na rolach (właściciel, menedżer, agent, asystent) i logiczne oddzielenie obszarów roboczych.
- Nieprzewidywalne, ograniczone czasowo i odwoływalne klucze linków do portali; brak plików cookie i narzędzi śledzących na stronach portali.
- Dziennik audytu (2 lata), automatyczne egzekwowanie okresów przechowywania i zaszyfrowane kopie zapasowe w Wielkiej Brytanii.
7. Podprzetwarzający
Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie z poniższych podprzetwarzających. İlancik zawiera z nimi pisemne umowy zapewniające ochronę równoważną niniejszej umowie i odpowiada wobec Klienta za ich działania.
| Podprzetwarzający | Usługa | Lokalizacja danych |
|---|---|---|
| TRENDWAY TRADING LTD (współoperator) | Wsparcie, działalność w TRCP, zarządzanie incydentami | TRCP |
| Dostawca hostingu (serwer) | Serwer aplikacji i bazy danych | Turcja |
| Infrastruktura kopii zapasowych | Zaszyfrowane kopie bazy danych | Wielka Brytania |
| Własny serwer pocztowy İlancik | E-maile transakcyjne (powiadomienia, linki do portali, raporty) | Turcja |
| Cloudflare, Inc. | Magazyn poufnych dokumentów (R2), CDN, bezpieczeństwo | Dokumenty UE; sieć globalna |
| Cloudinary Ltd. | Wyłącznie zdjęcia ogłoszeń (nie poufne dokumenty) | Globalna sieć CDN |
| OpenRouter, Inc. i wybrany dostawca modelu | Asystent AI — tylko jeśli Klient go włączy; telefon, e-mail i nazwisko nie są przesyłane | USA |
| Stripe Payments Europe Ltd. / Stripe, Inc. | Płatność za subskrypcję (tylko dane rozliczeniowe Klienta) | UE / USA |
O dodaniu lub zmianie podprzetwarzającego informujemy Klienta e-mailem i w CRM 30 dni wcześniej. Jeśli Klient zgłosi uzasadniony sprzeciw, może zrezygnować z danej funkcji lub rozwiązać umowę z proporcjonalnym zwrotem za pozostały okres.
8. Naruszenie ochrony danych
- Gdy İlancik dowie się o naruszeniu dotyczącym danych Klienta, informuje Klienta e-mailem i powiadomieniem w aplikacji bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 24 godzin.
- Zgłoszenie zawiera charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, prawdopodobne skutki, podjęte i proponowane środki oraz osobę kontaktową. Jeśli nie wszystkie informacje są znane, są przekazywane etapami.
- Zarządzanie incydentem koordynuje TRENDWAY TRADING LTD. İlancik pomaga Klientowi w wypełnieniu obowiązku zgłoszenia organowi i osobom, których dane dotyczą.
9. Przekazywanie danych za granicę
Część podprzetwarzających znajduje się poza TRCP, Wielką Brytanią lub UE. İlancik przekazuje dane tylko w niezbędnym zakresie i opiera się na zabezpieczeniach obowiązującego prawa: decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzulach umownych wraz z brytyjską umową IDTA lub Addendum, a w razie potrzeby ocenie ryzyka transferu. Poufne dokumenty są przechowywane wyłącznie w UE.
10. Formularze platformy i pula leadów
- W przypadku formularzy na stronach ogłoszeń („Zapytaj właściciela”, „Utwórz zapytanie”, prośba o rezerwację, karta „oddzwonić?”) İlancik jest administratorem w chwili zbierania i uzyskuje wymaganą zgodę.
- Gdy dane zostaną przekazane Klientowi za zgodą osoby (dostarczenie formularza lub „Przejmij lead”), stają się rekordem CRM, którego administratorem jest Klient.
- Klient zobowiązuje się kontaktować z tak pozyskanymi osobami wyłącznie w sprawie ich zapytania, nie dodawać ich do list marketingowych bez zgody i respektować powiadomienia o wycofaniu zgody.
11. Przechowywanie, zwrot i usuwanie
| Dane | Okres |
|---|---|
| Zdjęcie dokumentu najemcy powiązane z umową najmu | Do daty zakończenia umowy; następnie automatyczne usunięcie |
| Dokument gościa i formularz rejestracji gościa | 2 lata od wyjazdu |
| Umowy, pokwitowania i dokumenty finansowe | 10 lat od zakończenia |
| Dzienniki audytu | 2 lata |
| Sygnały interakcji | 12 miesięcy |
| Raporty portfelowe AI | 90 dni |
| Dane z formularzy platformy (po stronie İlancik) | 24 miesiące od pierwszego kontaktu |
- Klient może w każdej chwili usunąć kontakt poleceniem „Usuń trwale” na karcie kontaktu; jeśli istnieje ustawowa przeszkoda (np. strona trwającej umowy najmu, otwarty zapis w księdze), kontakt jest anonimizowany, a rekord przechowywany przez ustawowy okres.
- Przy zamknięciu obszaru roboczego Klient może przez 45 dni eksportować wszystkie dane (CSV/JSON + dokumenty). Następnie dane są trwale usuwane; rekordy objęte obowiązkiem przechowywania są przechowywane z zablokowanym dostępem tylko przez właściwy okres.
- Kopie w kopiach zapasowych są usuwane automatycznie po zakończeniu cyklu.
12. Odpowiedzialność i prawo właściwe
- Odpowiedzialność stron podlega ograniczeniom z §12 Umowy o świadczenie usług İlancik CRM; ograniczenie nie dotyczy umyślnego lub rażąco niedbałego naruszenia obowiązków ochrony danych z niniejszej umowy.
- Umowa podlega prawu TRCP; właściwy jest Sąd Okręgowy w Kyrenii (Girne). Prawa osób, których dane dotyczą, wynikające z obowiązujących przepisów o ochronie danych pozostają nienaruszone.
- W razie sprzeczności między niniejszą umową a Umową o świadczenie usług w zakresie danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza umowa.
Kontakt i zgłaszanie naruszeń: [email protected]